- Possibilidade de definir quais informações você deseja para cada tipo de ocorrência

- Possibilidade de criar campos extras por tipo de ocorrência caso os campos atuais não atendam a sua necessidade

 

 

Poder organizar as ocorrências por área de trabalho significa que:

 

- Você pode controlar as ocorrências por áreas ou departamentos de sua empresa

- Você pode criar uma estrutura organizacional hierárquica em formato de árvore que possibilite uma melhor visualização das ocorrências

- Você pode criar uma estrutura de área de trabalho baseado em regiões de clientes ou filiais

- Você pode criar uma árvore de centro de custos e organizar suas ocorrências desta forma.

 

Estas são apenas algumas dicas. As possibilidades são infinitas pois você é quem determina qual será a forma de organização de suas ocorrências.

 

As áreas de trabalho funcionam de forma semelhante às sub-pastas da Caixa de Entrada de um leitor de emails, onde você organiza seus emails recebidos de acordo com o assunto de interesse.

No sistema é a mesma coisa. Você pode considerar as áreas de trabalho como pastas que agrupam suas ocorrências de acordo com o´assunto de interesse.

 

 

 

Além de organizar as ocorrências, as áreas de trabalham também possuem uma característica muito interessante que é o fato de poderem ter tipos de ocorrências específicas para cada área de trabalho.

Na prática, isto significa que você pode criar uma área de trabalho para cada departamento de sua empresa, e cada departamento ter seus próprios tipos de ocorrência porque partimos do pressuposto que cada departamento tem atividades diferentes, e estas atividades mesmo sendo diferentes, com informações diferentes e tendo um ciclo diferente, podem sim ser controladas pelo sistema.

 

Imaginemos um caso prático, onde uma empresa deseja controlar as aitividades de sua área de Suporte Técnico e de sua área Comercial. Temos duas áreas a serem controladas porém cada área tem suas atividades específicas.

 

O departamento de Suporte é responsável por atender Chamados de clientes, realizar Visitas Técnicas e dar Treinamento á clientes. Para a Área de Trabalho de Suporte Técnico nós teríamos então três tipos de ocorrências, à saber, "Chamado", "Visita" e "Treinamento".

Agora imagine que cada tipo de ocorrência tem a sua particularidade, ou seja, cada uma tem informações diferenciadas como é natural que aconteça. Neste sentido, o sistema permite que você possa escolher quais informações você terá disponível em cada tipo de ocorrência.

Na prática, você poderá determinar que o tipo de ocorrência "Chamado" deverá ter as seguintes informações: descrição resumida, descrição detalhada, produto, versão do produto, status, cliente, prazo e duração previsto e realizado do atendimento. Já para o tipo de ocorrência "Visita", você poderá deifnir as seguintes informações: descrição resumida e detalhada, status, cliente, prazo e custo.

Com isto você pode perceber que o sistema permite que você configure quais campos ou informações cada tipo de ocorrência deve ter.

Além disto, caso você sinta a falta de alguma informação padrão, o sistema permite que você crie seus próprios campos e informações. Ou seja, no exemplo que demos, se você deseja que que o tipo de ocorrência "Chamado" tenha um campo denominado "Nível do atendimento" e que este campo seja uma lista com as opções "Ótimo", "Bom", "Regular" ou "Ruim", basta que você crie este campo extra relacionado ao tipo de ocorrência "Chamado". Ou ainda, se você deseja que o tipo de ocorrência "Visita" tenha um campo chamado "Resultado da Visita" onde o técnico possa descrever um relatório final da visita e deixar registrado tudo o que ocorreu, basta criar este campo extra determinando ele como um tipo de campo de descrição e pronto. Para mais informações sobre "Criação de Campos Extras" assista nossos vídeos ou vá até o menu "Documentação".

 

Voltando ao nosso exemplo, o departamento Comercial poderá ter ocorrências do tipo "Proposta Comercial", "Pedido de Venda", "Visita à Clientes", entre outros tipos que sejam passíveis de controle. Veja, o ssitema não tem a pretensão de substituir um software ERP, porém sabemos que cada atividade desta demanda muitas vezes diversas etapas e o envolvimento de outras pessoas inclusive de outros departamentos. Neste sentido o objetivo do sistema é viabilizar o controle de cada etapa destas, determinando o status da proposta, responsável, o prazo, custo, registrando tudo o que está acontecendo via comentários, viabilizando o envolvimento das pessoas na geração da proposta de forma colaborativa, e tudo isto de uma forma muito natural apenas permitindo que tudo o que está ocorrendo seja registrado no sistema de forma que todos os envolvidos estejam sempre atualizados, de que todos os documentos que envolvem a proposta e inclusive o próprio documento da proposta estajam centralizdos em um único local e de fácil acesso à todos que seja de interesse que participam da elaboração da proposta, inclusive do próprio cliente caso seja necessário.

No caso da área de trabalho Comercial, os campos e as informações para cada tipo de ocorrência também seriam diferntes se compararmos com a área de Suporte Técnico.

 

 

Outro recurso muito interessante das Áreas de Trabalho, é a possiblidade de definir os Status necessários para as ocorrências. Isto quer dizer que as ocorrências de cada área de trabalho podem ter seu próprio ciclo de vida.

Vamos utilizara o nosso exemplo anterior e pensar um pouco nas áreas de trabalho Suporte e Comercial.

As ocorrências da área de trabalho Suporte poderão ter alguns Status como: "Pendente", "Em Andamento", "Finalizada". Já a área de trabalho Comercial poderá ter Status como: "Pendente", "Em Andmaento", "Aguardando Cliente", "Aguardando Aprovação", "Cancelada", "Suspensa", "Aguardando Aprovação", "Finalizada", etc....

 

Perceba que no mundo real é exatamente isto o que acontece, ou seja, cada área ou departamento da empresa possui tipos de atividades diferentes e o ciclo de vida destas atividades varia de acordo com as caracterísicas de cada área. É exatamente neste ponto que o sistema permite que sejam configuráveis estes Status de ocorrência conforme a necessidade.

 

 

 

O sistema permite que você determine usuários responsáveis para as ocorrências por departamento. Isto quer dizer que determinada(s) pessoa(s) podem ser determinadas como resposáveis para cada tipo de ocorrência.

Novamente utilizando o nosso exemplo anterior, isto quer dizer que quando alguem abrir uma ocorrência do tipo "Chamado" da área de Suporte, você poderá determinar para onde ou para quem serão encaminhadas as  ocorrências deste tipo. Os responsáveis pelas ocorrências em suas áreas respectivas sempre receberão notificações por emial quando da abertura de uma nova ocorrência. Para savber como configurar um responsável pelas ocorrências no sistema clique aqui e assista um vídeo demonstrativo sobre este ítem.