Em nosso dia à dia, trocamos diversas informações por email com nossos colegas de trabalho e principalmente com clientes.
Quando precisamos solicitar alguma atividade à um departamento interno em nossa empresa, normalmente enviamos um email à uma pessoa responsável neste departamento.
Quando seu cliente deseja solicitar algo à sua empresa, normalmente ele enviará um email à alguma área fazendo esta solicitação.
Qnando isto ocorre, dá-se à partir daí uma troca de emails que normalmente envolvem perguntas e respostas, envolvem mais de uma pessoa, arquivos e documentos que vão em anexo e etc...
Com a troca de emails, algumas pessoas envolvidas inicialmente vão deixando de receber as cópias de emails e outras são incluídas conforme o assunto avança, até que este processo chegue ao fim.
Perceba que isto ocorre em nosso dia à dia o tempo todo e em todas as áreas da empresa.
Veja agora os problemas que existem neste processo, o que é alvo de reclamações de quase todas as empresas que nos procuram:
- Dificuldade em localizar informações e documentos
- Perda do histórico das solicitações sejam internas ou externas
- Falha na comunicação com o cliente interno ou externo
- Falha no entendimento da solicitanção pela descentralização ou perda da informação
- Perda ou dificuldade em localizar documentos e arquivos anexos
- Perda de informações em caso de falha de hardware dos micros das pessoas
- Falta de segurança pois uma pessoa pode apagar mesmo que acidentalmente um email importante
- Informação descentralizada pois as pessoas terão apenas parte das informações
- Falha na entrega da solicitação o que normalmente resulta na insatisfação do seu cliente
- Necessidade de outras ferramentas para controlar estas tarefas como Planilhas em Excel, Agendas, MS Project, etc...
- Cada pessoa acaba realizando seus próprios controles reduzindo a possibilidade de colaboração e comunicação eficazes
- Impossibilidade de classificar as informações por cliente- Imporssibilidade de classificar as informações por tipo de solicitação
- Impossibilidade de classificar as informações por projeto
- Impossibilidade de aferir duração e custo destas pequenas atividades do dia à dia
- Impossibilidade de saber qual é o status atual de cada pequena solicitação
- Impssibilidade de identificar quem é o responsavel uma vez que existem várias pessoas envolvidas nos emails
- Impossibilidade de determinar e acompanhar o prazo para a conclusão da solicitação
- Impossibilidade de se ter uma base de conhecimento única
Talvez se pensarmos um pouco mais encontraremos mais problemas neste tipo de processo, mas a grande questão é que o email já há alguns anos faz parte do nosso dia à dia e cabe a alguem iniciar uma mudança deste processo para que se obtenha vantagem competitiva no mercado.
E para que isto seja resolvido é necessário a adoção de uma ferramenta que resolva todos os problemas citados acima e muitos outros.
O sistema OcorrenciaOnline.com foi desenvolvido com o objetivo de atender esta demanda de controle de atividades, tarefas, solicitações, projetos na forma de simples ocorrências. Cada atividade é considerada no sistema como uma ocorrência e possibilita justamente o contrário do que se vê nas ferramentas de email, à saber:
- Facilidade em localizar informações e documentos, seja por solicitante, responsável, departamento, cliente, projeto, produto, tipo, status, data da solicitação, prazo, data de término, entre outras.
- Centralização dos históricos em cada solicitação garantindo assim que a troca de informações seja registrada durante todo o ciclo de vida da solicitação em um repositório de dados único.
- De posse das informações evita-se falhas de comunicação com o cliente interno ou externo
- Com informações centralizadas e o historico completo de cada solicitação reduz muito a possibilidade de falha no entendimento para as solicitações.
- O sistema permite que todos os arquivos ou documentos sejam anexados à cada solicitação mantendo-os armazenados, seguros, e disponíveis para a localização e consulta à qualquer momento e por qualquer usuáiro que tenha direito de acesso e esteja participando do processo das solicitações. Além disto sempre que um novo documento é anexado à uma ocorrência, todos os envolvidos podem ser notificados via email ou via cockpit do sustema com a informação de que um novo arquivo foi anexado à determinada atividade, ou seja, todos ficam sabendo o que está acontecendo de imediato.
- Segurança no armazenamento das informações e documentos pois os dados estão armazenados em servidores em Cloud Computing da Locaweb, líder de mercado no Brasil, com backups diários, garantindo assim a disponibilidade e armazenamento da informação. Com isto você elimina a necessidade de aquisição de hardware servidor, compra de licenças de software, custos indiretos de infra-estrutura, pessoas responsáveis, etc...
- Segurança nas operações realizadas pelos usuários pois o sistema disponibiliza perfis de acesso evitando que usuários apaguem informações ou documentos indevidamente. somente usuáiros autorizados com perfil de acesso exclusivo podem realizar determinadas operações no sistema.
- Com a centralização das informações registradas em uma única ferramenta seja pelos usuários da empresa ou seja pelos clientes, todas as informações ficam centralizadas evitando que cada pessoa tenha parte das informações referentes à mesma solicitação.
- Garantia de entrega das solicitações ao seu cliente pois em cada solicitação o sistema permite que sejam registrados os requisitos de entrada, seja pelo atendente do cliente ou pelo próprio cliente, permitindo ainda a criação de um status de validação do cliente para que este possa acessar o sistema e validar os requisitos, propostas, documentos, projetos, entre outros.
- Elimina controles externos feitos com Planilhas, Editore de Texto, MS Project, entre outros aplicativos, pois o sistema OcorrenciaOnline passa a controlar todas as atividades que antes eram feitas através de controles paralelos.- Aumenta a colaboração entre as pessoas e clientes.
- Permite a classificação das atividades por Cliente, Tipo de Solicitação, Projeto, Status, Departamento, Solicitantes, Responsáveis e Produtos.
- Permite aferir e controlar prazos, duração prevista e realizada e o custo previsto e realizada das aitividades por quaisquer agrupadores descritos no ítem anterior.
Estas são alguns dos problemas resolvidos quando se utiliza apenas o email e ferramentas como planilhas e editores de texto. Outras vantagens podem existir o que vai depender do uso de cada um de acordo com suas particularidades.